Firma żąda zapłaty po 10 latach – kiedy można odmówić?

Firma żąda zapłaty po wielu latach – od czego zacząć?

Żądanie zapłaty faktury po 10 latach nie powinno być ignorowane, ale nie oznacza też automatycznie obowiązku zapłaty. W pierwszej kolejności należy zażądać od wierzyciela konkretnych dokumentów: numerów faktur, dat sprzedaży, terminów płatności, dowodów wydania towaru lub wykonania usługi, salda rozrachunków oraz informacji, czy sprawa była wcześniej kierowana do sądu.

Jeżeli firma nie potrafi wskazać, z czego dokładnie wynika zadłużenie, warto pisemnie zakwestionować roszczenie co do zasady i wysokości. W odpowiedzi nie należy deklarować spłaty, proponować rat ani pisać, że dług na pewno istnieje, bo takie sformułowania mogą zostać potraktowane jako uznanie roszczenia.

Jaki termin przedawnienia ma faktura za towar?

Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy, zastosowanie może mieć art. 554 Kodeksu cywilnego. Takie roszczenia sprzedawcy przedawniają się z upływem 2 lat. Ma to duże znaczenie przy fakturach za zakup towaru, ponieważ termin 2-letni jest krótszy niż ogólny termin dla roszczeń gospodarczych.

Jeżeli sprawa nie dotyczy roszczenia ze sprzedaży objętego art. 554 Kodeksu cywilnego ani innego terminu szczególnego, roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach. Przy terminach wynoszących co najmniej 2 lata koniec przedawnienia przypada obecnie na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że konkretna sytuacja podlega przepisom przejściowym lub doszło do przerwania albo zawieszenia biegu terminu.

Jeżeli więc faktury pochodzą z lat 2013, 2014 albo 2016 i nie było pozwu, egzekucji, uznania długu, ugody ani innej czynności wpływającej na bieg przedawnienia, roszczenia są dziś co do zasady przedawnione. Przy innych umowach warto sprawdzić terminy przedawnienia różnych typów roszczeń, bo nie każda faktura podlega temu samemu terminowi.

Jak liczyć przedawnienie faktury?

Bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Przy fakturze z terminem płatności 60 dni trzeba więc ustalić datę wystawienia albo doręczenia faktury, ustalony termin zapłaty oraz dzień, od którego wierzyciel mógł żądać zapłaty.

Przykładowo, jeżeli termin płatności upłynął w 2016 r., to przy roszczeniu ze sprzedaży trzeba badać termin 2-letni, a przy ogólnym roszczeniu gospodarczym termin 3-letni. W praktyce faktury sprzed 10 lat będą przedawnione, o ile po drodze nie wystąpiło zdarzenie, które przerwało albo zawiesiło bieg przedawnienia.

Co może przerwać albo zmienić bieg przedawnienia?

Bieg przedawnienia przerywa przede wszystkim czynność przed sądem albo innym właściwym organem podjęta bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zabezpieczenia albo zaspokojenia roszczenia. Przedawnienie przerywa także uznanie roszczenia przez dłużnika. Po każdym przerwaniu przedawnienia termin biegnie na nowo, a jeżeli przerwanie nastąpiło przez czynność w postępowaniu, termin nie biegnie na nowo do czasu zakończenia tego postępowania.

Trzeba odróżnić przerwanie przedawnienia od zwykłych działań windykacyjnych. Telefon, e-mail, wezwanie do zapłaty, wystawienie noty odsetkowej albo jednostronne saldo od wierzyciela nie przerywają przedawnienia. Nie przerywa go też samo nabycie wierzytelności w drodze cesji. Jeżeli jednak sprawa trafi do sądu, konieczne jest skuteczne podniesienie zarzutu przedawnienia wobec aktualnego wierzyciela.

Ostrożność jest potrzebna również przy rozmowach ugodowych. Prośba o dokumenty albo stanowcze zakwestionowanie długu nie powinny być utożsamiane z uznaniem roszczenia. Ryzykowne mogą być natomiast deklaracje typu: „zapłacimy później”, „prosimy o rozłożenie długu na raty” albo częściowa zapłata bez zastrzeżenia, że roszczenie jest kwestionowane.

Czy można odmówić zapłaty przedawnionej faktury?

Tak, ale odpowiedź powinna być przemyślana. Przedawnienie nie powoduje, że dług automatycznie znika. Roszczenie przedawnione przekształca się z mocy prawa w tzw. roszczenie niezupełne, czyli takie, którego wierzyciel co do zasady nie może skutecznie przymusowo dochodzić, jeżeli dłużnik skorzysta z zarzutu przedawnienia.

W relacji między przedsiębiorcami sąd nie powinien wyręczać pozwanego w podniesieniu zarzutu przedawnienia. Dlatego gdy przyjdzie pozew albo nakaz zapłaty, trzeba zareagować w terminie i wprost wskazać, że roszczenie jest przedawnione. W sprawach przeciwko konsumentom obowiązują odrębne zasady: po upływie terminu przedawnienia co do zasady nie można domagać się zaspokojenia roszczenia przeciwko konsumentowi, choć w wyjątkowych przypadkach sąd może ocenić względy słuszności.

Poza procesem warto odpisać krótko: zakwestionować istnienie i wysokość długu, zażądać dokumentów, wskazać na przedawnienie oraz poprosić o zaprzestanie telefonicznych wezwań bez przedstawienia podstawy roszczenia. Jeżeli wierzyciel mimo to pozwie dłużnika, najważniejsze jest dotrzymanie terminu na sprzeciw od nakazu zapłaty albo odpowiedź na pozew.

Wezwania telefoniczne i groźba sądu

Samo zapowiadanie pozwu nie przesądza, że wierzyciel ma rację. Wierzyciel może złożyć pozew także o roszczenie przedawnione, zwłaszcza przeciwko przedsiębiorcy. Obrona polega wtedy na wykazaniu daty wymagalności, wskazaniu właściwego terminu przedawnienia i podniesieniu zarzutu przedawnienia w piśmie procesowym.

Jeżeli telefony są uporczywe, warto prowadzić korespondencję wyłącznie pisemnie, zachować historię połączeń, e-maile i wiadomości oraz zażądać wskazania podstawy prawnej i dokumentów potwierdzających roszczenie. W przypadku gróźb, wprowadzania w błąd albo naruszania dóbr osobistych można rozważyć osobne działania prawne, ale zależy to od konkretnych okoliczności.

Przedawniony dług a wpis do KRD lub innego BIG

Wpis do KRD, BIG InfoMonitor, ERIF albo innego biura informacji gospodarczej rządzi się odrębnymi zasadami. W przypadku dłużnika niebędącego konsumentem wierzyciel może przekazać informację gospodarczą m.in. wtedy, gdy zobowiązanie powstało z określonego stosunku prawnego, łączna kwota wymagalnych zobowiązań wobec tego wierzyciela wynosi co najmniej 500 zł, zobowiązania są wymagalne od co najmniej 30 dni, a od prawidłowego wezwania z ostrzeżeniem o wpisie upłynął co najmniej miesiąc.

Dłużnik, który otrzymał wezwanie z ostrzeżeniem o wpisie do BIG, może zgłosić wierzycielowi sprzeciw. Jeżeli wierzyciel nie uwzględni sprzeciwu i przekaże dane, powinien przekazać także informację, że dłużnik kwestionuje zobowiązanie albo uważa je za przedawnione. Po dokonaniu wpisu można wnieść sprzeciw również do biura, dokumentując nieaktualność, nieprawdziwość, niekompletność danych albo przekazanie ich niezgodnie z ustawą.

Przedawnienie samo w sobie nie zawsze oznacza automatyczne usunięcie wpisu przedsiębiorcy, bo przedawniony dług nadal może istnieć jako roszczenie niezupełne. Inaczej będzie, gdy dług w ogóle nie istnieje, wygasł, został błędnie opisany, nie jest należycie udokumentowany albo wpis narusza ustawowe warunki. W niektórych stanach faktycznych warto też sprawdzić konsekwencje podatkowe przedawnienia, zwłaszcza gdy sprawa dotyczy umorzenia, zwolnienia z długu albo informacji podatkowych.

Jak odpowiedzieć firmie żądającej zapłaty?

Najbezpieczniej odpowiedzieć na piśmie. W piśmie można wskazać, że roszczenie jest kwestionowane co do zasady i wysokości, poprosić o przesłanie kopii faktur, umów, dokumentów WZ, potwierdzeń odbioru towaru, salda oraz informacji o ewentualnych postępowaniach sądowych. Jeżeli z dat wynika przedawnienie, można wprost oświadczyć, że podnosisz zarzut przedawnienia i odmawiasz zapłaty.

W piśmie nie warto używać zwrotów sugerujących uznanie długu. Lepiej napisać, że bez przedstawienia dokumentów nie ma podstaw do przyjęcia, że zobowiązanie istnieje, a niezależnie od tego z ostrożności podnoszony jest zarzut przedawnienia. Gdy sprawa dotyczy spółki cywilnej, trzeba pamiętać, że wierzyciel może kierować roszczenia wobec wspólników, dlatego każdy wspólnik powinien zadbać o własną obronę procesową.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak w praktyce oceniać stare faktury, wezwania windykacyjne i groźbę wpisu do rejestru dłużników.