Brak zapłaty za wykonaną usługę – jak odzyskać pieniądze od firmy?

Jeżeli kontrahent nie zapłacił za wykonaną usługę, może Pan dochodzić zarówno pozostałej należności głównej, jak i dodatkowych kosztów związanych z opóźnieniem. W opisanej sytuacji istotne znaczenie ma fakt częściowej zapłaty oraz wiadomości e-mail, w których dłużnik potwierdzał istnienie długu. Takie dokumenty mogą stanowić ważny dowód w postępowaniu sądowym, a w określonych okolicznościach również potwierdzać uznanie roszczenia.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Najczęściej pierwszym krokiem jest wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty. Nie jest ono co do zasady obowiązkowym warunkiem wniesienia pozwu, ale pozwala wyznaczyć dłużnikowi dodatkowy termin, udokumentować próbę polubownego rozwiązania sprawy i uporządkować wysokość dochodzonego roszczenia.

W piśmie należy wskazać:

• kwotę zaległości i ewentualną kwotę pozostałą po częściowej zapłacie,
• numer i datę faktury oraz podstawę umowną wynagrodzenia,
• termin wykonania usługi i termin płatności,
• wysokość naliczonych odsetek oraz okres, za który są dochodzone,
• należną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, jeżeli spełnione są warunki ustawowe,
• ostateczny termin zapłaty i numer rachunku bankowego,
• informację o możliwości skierowania sprawy do sądu w przypadku dalszego braku zapłaty.

Wezwanie najlepiej wysłać listem poleconym na adres siedziby kontrahenta albo doręczyć w inny sposób pozwalający wykazać jego otrzymanie. Można również przesłać je pocztą elektroniczną, szczególnie jeżeli dotychczasowa korespondencja z kontrahentem odbywała się w ten sposób. Należy zachować potwierdzenie wysłania i doręczenia.

Warto zgromadzić fakturę, umowę lub zamówienie, korespondencję e-mailową, protokół odbioru, dokumentację wykonanych prac oraz potwierdzenia przelewów. Jeżeli kontrahent zapłacił tylko część wynagrodzenia, trzeba wykazać, jaką kwotę otrzymano i jaka pozostaje do zapłaty.

W przypadku transakcji handlowej między podmiotami objętymi ustawą można dodatkowo dochodzić rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość nie jest jednak zawsze taka sama i zależy od wartości świadczenia pieniężnego.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – 40, 70 czy 100 euro?

Art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przewiduje trzy progi rekompensaty. Wierzyciel nabywa uprawnienie do niej od dnia uzyskania prawa do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, bez konieczności wcześniejszego wysyłania wezwania do zapłaty.

Podane kwoty są wartościami wyrażonymi w euro. Ich równowartość w złotych ustala się według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Rekompensata przysługuje od transakcji handlowej, a nie automatycznie od każdej faktury wystawionej przedsiębiorcy. Jeżeli umowa przewiduje płatność w częściach, trzeba dodatkowo uwzględnić szczególną regulację art. 11 ustawy, zgodnie z którą uprawnienie do rekompensaty przysługuje od każdej niezapłaconej części świadczenia pieniężnego.

Jeżeli rzeczywiste, uzasadnione koszty odzyskiwania należności przewyższają ustawową rekompensatę, wierzyciel może dochodzić również zwrotu nadwyżki na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy. Powinien jednak wykazać poniesienie tych kosztów i ich uzasadnioną wysokość.

Jakie odsetki można naliczyć?

Jeżeli mamy do czynienia z transakcją handlową w rozumieniu ustawy, wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Zasadniczo chodzi o odpłatną dostawę towarów lub odpłatne świadczenie usług zawarte przez podmioty objęte zakresem podmiotowym ustawy w związku z prowadzoną działalnością.

Wierzyciel musi wykonać swoje świadczenie, a kontrahent nie może zapłacić w terminie określonym w umowie. W takim przypadku odsetki przysługują bez dodatkowego wezwania, od dnia wymagalności należności do dnia zapłaty. Jeżeli strony uzgodniły wyższe odsetki, zastosowanie może mieć stawka umowna.

Nie każda relacja określana potocznie jako współpraca firma–firma automatycznie podlega tym zasadom. Trzeba sprawdzić, czy obie strony należą do kategorii wymienionych w art. 2 ustawy oraz czy konkretna umowa stanowi transakcję handlową. Znaczenie ma również to, kto jest dłużnikiem, ponieważ dla podmiotów publicznych przewidziano odrębne zasady.

Jeżeli ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom nie ma zastosowania, trzeba rozważyć naliczanie zwykłych odsetek ustawowych za opóźnienie na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego albo odsetek umownych, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń.

Złożenie pozwu o zapłatę

Jeżeli wezwanie do zapłaty nie przyniesie skutku, kolejnym krokiem może być wniesienie pozwu o zapłatę. W sprawach gospodarczych sąd może wydać nakaz zapłaty, jeżeli przedstawione dokumenty i okoliczności uzasadniają zastosowanie postępowania nakazowego lub upominawczego. Samo wystawienie faktury nie przesądza jednak o zasadności roszczenia. Wierzyciel powinien wykazać, że umowa została zawarta, usługa wykonana, a wynagrodzenie stało się wymagalne.

W zależności od sprawy możliwe jest postępowanie upominawcze, nakazowe, zwykłe postępowanie gospodarcze albo elektroniczne postępowanie upominawcze. Wybór trybu zależy między innymi od rodzaju dokumentów, charakteru roszczenia i spełnienia wymogów proceduralnych.

W pozwie można dochodzić:

• niezapłaconej części wynagrodzenia,
• odsetek za opóźnienie,
• rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, jeżeli przysługuje na podstawie ustawy,
• uzasadnionych dodatkowych kosztów odzyskiwania należności,
• kosztów procesu, w tym kosztów zastępstwa procesowego, jeżeli są należne.

O dochodzeniu wynagrodzenia od kontrahenta za wykonany projekt piszemy również w osobnym artykule.

Po uzyskaniu orzeczenia nadającego się do egzekucji, a gdy jest to wymagane również po uzyskaniu klauzuli wykonalności, wierzyciel może złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji. Dopiero na tym etapie możliwe jest skierowanie sprawy do komornika. Egzekucja po wygranej sprawie sądowej jest odrębnym etapem od polubownego dochodzenia zapłaty i samego postępowania o wydanie orzeczenia.

W określonych okolicznościach wierzyciel może również wystąpić o zabezpieczenie roszczenia przed zakończeniem procesu. Musi jednak uprawdopodobnić roszczenie oraz interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia. Sam fakt niezapłacenia faktury nie oznacza automatycznie, że sąd udzieli zabezpieczenia, na przykład przez zajęcie rachunku bankowego.

Zobacz również:

Przedawnienie roszczenia – jaki termin obowiązuje?

Nie można przyjmować, że każda należność przedsiębiorcy za wykonaną usługę przedawnia się po trzech latach. Termin zależy od prawnej kwalifikacji umowy i rodzaju dochodzonego roszczenia. Najpierw trzeba ustalić, czy strony zawarły umowę sprzedaży, umowę o dzieło, umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług czy inną umowę nazwaną.

W przypadku umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane odrębnymi przepisami, zastosowanie może mieć art. 750 k.c. odsyłający do odpowiedniego stosowania przepisów o zleceniu. Jeżeli usługodawca stale lub w ramach działalności przedsiębiorstwa trudni się czynnościami danego rodzaju, jego roszczenie o wynagrodzenie za wykonane czynności może podlegać dwuletniemu terminowi z art. 751 pkt 1 k.c.

Nie oznacza to jednak, że każda umowa nazwana przez strony umową usługową automatycznie podlega temu terminowi. Trzeba zbadać jej rzeczywistą treść, charakter świadczenia i to, czy nie jest to umowa uregulowana w innym miejscu Kodeksu cywilnego lub w przepisach szczególnych.

W przypadku umowy o dzieło art. 646 k.c. przewiduje dwa lata od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane. Z kolei art. 554 k.c. ustanawia dwuletni termin dla roszczeń sprzedawcy z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności jego przedsiębiorstwa.

Kiedy kończy się termin przedawnienia?

Przy obliczaniu przedawnienia trzeba uwzględnić art. 118 k.c. Zasadniczo terminy wynoszące co najmniej dwa lata kończą się w ostatnim dniu roku kalendarzowego, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Dotyczy to również wielu roszczeń objętych dwuletnimi terminami szczególnymi. Samo wskazanie, że roszczenie przedawnia się po dwóch lub trzech latach, nie wystarcza więc do ustalenia konkretnej daty.

Przy roszczeniach, dla których nie przewidziano szczególnego początku biegu przedawnienia, termin rozpoczyna się zasadniczo w dniu, w którym roszczenie stało się wymagalne. W przypadku wynagrodzenia za usługę znaczenie ma zatem uzgodniony termin płatności, a nie sama data wystawienia faktury. Dla umowy o dzieło i innych umów z odrębną regulacją trzeba uwzględnić właściwe zasady szczególne.

Czy częściowa zapłata lub e-mail przerywają przedawnienie?

Zgodnie z art. 123 § 1 pkt 2 k.c. bieg przedawnienia przerywa uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. Może do niego dojść również bez podpisania formalnego oświadczenia. W określonych sytuacjach uznanie długu może wynikać z zachowania dłużnika, na przykład z częściowej zapłaty, prośby o rozłożenie pozostałej należności na raty albo wiadomości e-mail jednoznacznie potwierdzającej zadłużenie.

Nie każda częściowa wpłata automatycznie oznacza jednak uznanie całego roszczenia. Trzeba ocenić jej kontekst, tytuł przelewu, treść korespondencji i zachowanie stron. Podobnie samo prowadzenie negocjacji albo deklaracja, że dłużnik sprawdzi fakturę, nie musi oznaczać uznania długu.

Jeżeli doszło do skutecznego uznania roszczenia, przedawnienie zostaje przerwane i zgodnie z art. 124 k.c. zaczyna biec na nowo. Jeżeli natomiast wierzyciel wniesie pozew lub podejmie inną czynność wymienioną w art. 123 § 1 pkt 1 k.c. bezpośrednio w celu dochodzenia roszczenia, skutki przedawnienia również ulegają zmianie. W takim przypadku nowy termin nie rozpoczyna się, dopóki postępowanie nie zostanie zakończone.

Jak przygotować się do dochodzenia należności?

Przed skierowaniem sprawy do sądu warto uporządkować dokumenty i sprawdzić, czy żądana kwota jest prawidłowa. Szczególne znaczenie mają dowody wykonania usługi, ustalenia dotyczące wynagrodzenia oraz sposób rozliczenia dokonanych już wpłat.

Jeżeli dłużnik kwestionuje jakość wykonania usługi, trzeba dodatkowo sprawdzić, czy zgłoszone zastrzeżenia są uzasadnione i czy mogą wpływać na obowiązek zapłaty. Samo zgłoszenie reklamacji nie oznacza automatycznie, że wynagrodzenie przestaje być należne. Znaczenie mają postanowienia umowy, charakter wad, sposób odbioru prac oraz dowody przedstawione przez obie strony.

Najczęstsze pytania

Czy rekompensata zawsze wynosi 40 euro?

Nie. Art. 10 ustawy przewiduje trzy wysokości rekompensaty: 40 euro dla świadczeń do 5000 zł włącznie, 70 euro dla świadczeń powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro dla świadczeń wynoszących co najmniej 50 000 zł. Kwoty przelicza się na złote według ustawowego kursu NBP.

Kiedy przysługuje rekompensata 70 lub 100 euro?

Rekompensata 70 euro przysługuje przy wartości świadczenia pieniężnego przekraczającej 5000 zł, ale niższej niż 50 000 zł. Rekompensata 100 euro przysługuje przy wartości wynoszącej co najmniej 50 000 zł. W obu przypadkach muszą być spełnione ustawowe warunki dotyczące transakcji handlowej i prawa do odsetek.

Czy każda faktura za usługę przedawnia się po 3 latach?

Nie. W zależności od rodzaju umowy może obowiązywać termin dwuletni, na przykład na podstawie art. 751 pkt 1 k.c. w przypadku określonych profesjonalnie wykonywanych usług albo art. 646 k.c. dla umowy o dzieło. Termin trzyletni z art. 118 k.c. stosuje się, gdy roszczenie związane z działalnością gospodarczą nie podlega odrębnemu terminowi szczególnemu.

Jak częściowa zapłata wpływa na dowody i przedawnienie?

Częściowa zapłata jest dowodem, że dłużnik dokonał określonego rozliczenia, a w odpowiednich okolicznościach może stanowić uznanie roszczenia i przerwać przedawnienie. Nie dzieje się tak jednak automatycznie w każdej sprawie. Trzeba ocenić, czy z okoliczności wynika, że dłużnik uznał również pozostałą część zadłużenia.

Czy można odzyskać pieniądze bez pisemnej umowy?

Tak. Umowa o świadczenie usług nie zawsze wymaga formy pisemnej. Jej zawarcie i wykonanie można wykazywać również za pomocą wiadomości e-mail, SMS-ów, zamówień, faktur, potwierdzeń przelewów, protokołów odbioru i zeznań świadków. Ostateczna ocena zależy od zgromadzonego materiału dowodowego.

Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe przed pozwem?

Co do zasady nie jest obowiązkowe. Warto jednak je wysłać, ponieważ może doprowadzić do dobrowolnej zapłaty, ułatwia udokumentowanie próby rozwiązania sporu i pozwala prawidłowo określić żądanie pozwu.

Czy po wygraniu sprawy można odzyskać koszty prawnika i opłatę sądową?

Co do zasady strona wygrywająca może żądać zwrotu niezbędnych kosztów procesu. Obejmuje to między innymi opłatę sądową oraz koszty zastępstwa procesowego ustalane według właściwych przepisów. Nie oznacza to jednak automatycznego zwrotu wszystkich wydatków poniesionych na obsługę prawną.