Wezwanie do zapłaty zaległych zaliczek na zarząd nieruchomością

Zaliczki na zarząd nieruchomością wspólną

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy sprawa dotyczy wspólnoty mieszkaniowej w rozumieniu ustawy o własności lokali, czy zwykłej współwłasności nieruchomości, dla której sąd ustanowił zarządcę. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie, ponieważ inna będzie podstawa prawna wezwania i inny może być tryb późniejszego dochodzenia należności.

Jeżeli w budynku są wyodrębnione lokale i działa wspólnota mieszkaniowa, obowiązek uczestniczenia w kosztach zarządu wynika przede wszystkim z art. 12 ust. 2, art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali, art. 14 oraz art. 15 ust. 1 tej ustawy. Właściciel lokalu ma obowiązek ponosić wydatki związane z utrzymaniem lokalu, uczestniczyć w kosztach zarządu nieruchomością wspólną i współdziałać w ochronie wspólnego dobra.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali właściciele lokali uiszczają zaliczki na pokrycie kosztów zarządu w formie bieżących opłat, płatne z góry do 10. dnia każdego miesiąca. W praktyce wysokość zaliczek wynika najczęściej z uchwały właścicieli albo z przyjętego planu gospodarczego, a zarząd lub zarządca dochodzi zapłaty w imieniu wspólnoty.

Do kosztów zarządu nieruchomością wspólną art. 14 ustawy o własności lokali zalicza w szczególności wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za media dotyczące części wspólnych, ubezpieczenia, podatki, wydatki na utrzymanie porządku oraz wynagrodzenie zarządu lub zarządcy. Remont instalacji kanalizacyjnej może więc być kosztem zarządu, jeżeli instalacja stanowi część nieruchomości wspólnej.

Jeżeli natomiast liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie jest większa niż trzy, art. 19 ustawy o własności lokali odsyła do przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. W takim przypadku podstawą rozliczeń będzie przede wszystkim art. 207 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym pożytki i inne przychody z rzeczy wspólnej przypadają współwłaścicielom stosownie do udziałów i w takim samym stosunku współwłaściciele ponoszą wydatki oraz ciężary związane z rzeczą wspólną.

Zapłata zaległych zaliczek

W wezwaniu do zapłaty zaległych zaliczek należy wskazać: okres zadłużenia, kwoty miesięcznych zaliczek, daty wymagalności, numer rachunku do zapłaty, termin dodatkowy na uregulowanie długu oraz informację o naliczaniu odsetek. Dobrze jest dołączyć zestawienie zaległości i dokumenty potwierdzające wysokość należności, na przykład uchwałę właścicieli, plan gospodarczy, rozliczenie kosztów albo postanowienie sądu o ustanowieniu zarządcy.

Jeżeli chodzi o wspólnotę mieszkaniową, wezwanie może powoływać art. 12 ust. 2, art. 13 ust. 1, art. 14, art. 15 ust. 1 oraz art. 17 ustawy o własności lokali. Art. 17 wskazuje, że za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości.

Zaległe zaliczki mają charakter świadczeń okresowych. Co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat, przy czym przy terminach dłuższych niż 2 lata koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Dlatego w starszych sprawach trzeba sprawdzić każdą miesięczną należność osobno. Zobacz również: 3-letni termin przedawnienia świadczeń okresowych.

Długotrwałe zaleganie z opłatami może uzasadniać dalej idące działania. Wspólnota mieszkaniowa może dochodzić zapłaty w sądzie, a w szczególnych przypadkach może rozważyć powództwo z art. 16 ust. 1 ustawy o własności lokali, czyli żądanie sprzedaży lokalu w drodze licytacji. Jest to jednak środek wyjątkowy, stosowany w procesie sądowym, a nie automatyczna konsekwencja wysłania wezwania. Zobacz również: licytacja lokalu - skutki.

Zarząd sądowy a dochodzenie należności

Jeżeli zarząd został ustanowiony przez sąd na podstawie art. 203 Kodeksu cywilnego, sprawa wymaga szczególnej ostrożności. Taki zarządca działa w ramach zarządu rzeczą wspólną, a jego prawa i obowiązki wynikają z postanowienia sądu oraz z art. 611-616 Kodeksu postępowania cywilnego, przy odpowiednim stosowaniu przepisów o zarządzie w toku egzekucji.

W praktyce wezwanie do współwłaściciela może opierać się na art. 207 Kodeksu cywilnego, a przy żądaniu wynagrodzenia za zarząd także na art. 205 Kodeksu cywilnego, jeżeli zarządcą jest współwłaściciel wykonujący pracę przy zarządzie. Trzeba jednak oddzielić samo wezwanie do dobrowolnej zapłaty od późniejszego trybu sądowego.

Sąd Najwyższy w uchwale z 10 października 2014 r., III CZP 71/14, wskazał, że zarządca ustanowiony na podstawie art. 203 Kodeksu cywilnego może dochodzić zwrotu wydatków poniesionych na wspólną nieruchomość tylko w postępowaniu nieprocesowym dotyczącym zarządu związanego ze współwłasnością tej nieruchomości. Oznacza to, że przed wniesieniem pozwu o zapłatę trzeba sprawdzić, czy w konkretnej sprawie właściwy nie jest wniosek w sprawie zarządu, rozliczenia wydatków albo zatwierdzenia rachunku zarządcy.

Koszty remontu instalacji kanalizacyjnej

Remont instalacji kanalizacyjnej można ująć w wezwaniu, jeżeli dotyczył części wspólnej budynku albo był konieczny dla prawidłowego utrzymania nieruchomości wspólnej. Wówczas podstawą jest art. 14 pkt 1 ustawy o własności lokali, a przy zwykłej współwłasności art. 207 Kodeksu cywilnego.

Sama okoliczność, że właścicielka prowadzi w lokalu sklep lub wytwórnię, nie zawsze oznacza, że automatycznie ma zapłacić cały koszt remontu. Jeżeli lokal użytkowy powoduje większe koszty utrzymania nieruchomości wspólnej, wspólnota może - na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy o własności lokali - zwiększyć obciążenia właścicieli lokali użytkowych, o ile uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Takie zwiększenie powinno mieć konkretną podstawę, zwykle uchwałę, i powinno być możliwe do wykazania rachunkami, ekspertyzą, protokołem awarii albo innymi dowodami.

Jeżeli remont był skutkiem zawinionego działania konkretnego właściciela, na przykład nieprawidłowego korzystania z instalacji, można rozważyć także roszczenie odszkodowawcze. Wtedy trzeba udowodnić szkodę, winę lub inną podstawę odpowiedzialności, związek przyczynowy oraz wysokość kosztów.

Odsetki za opóźnienie

Od zaległych zaliczek i kosztów można żądać odsetek za opóźnienie na podstawie art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli termin płatności zaliczki wynika z ustawy, uchwały, umowy albo wezwania, odsetki nalicza się zasadniczo od dnia następującego po dniu wymagalności danej kwoty.

Jeżeli strony nie ustaliły innej wysokości odsetek, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie. Od 5 marca 2026 r. wynoszą one 9,25% w stosunku rocznym. W starszych okresach trzeba stosować stawki obowiązujące w danym czasie, bo wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie zmienia się wraz ze stopą referencyjną NBP.

W wezwaniu warto wskazać, czy żądana kwota obejmuje same zaległości, czy również odsetki wyliczone na konkretny dzień. Jeżeli odsetki mają być naliczane dalej, można dopisać, że wierzyciel żąda zapłaty wraz z dalszymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie do dnia zapłaty.

W sprawach gospodarczych pojawia się czasem pytanie o rodzaj odsetek, ale zaliczki właściciela lokalu na koszty zarządu nieruchomością wspólną nie powinny być automatycznie traktowane jak typowa transakcja handlowa tylko dlatego, że właściciel prowadzi działalność gospodarczą w lokalu. Zobacz również: przedawnienie świadczeń okresowych oraz egzekucja zaliczek.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Dobre wezwanie do zapłaty powinno być konkretne i możliwe do wykorzystania później jako dowód. W piśmie warto wskazać:

• dane wierzyciela, zarządcy, wspólnoty lub współwłaścicieli oraz dane dłużnika,
• podstawę prawną żądania, dopasowaną do rodzaju nieruchomości,
• zestawienie zaległych zaliczek z podziałem na miesiące,
• oddzielne zestawienie kosztów remontu, jeżeli są objęte wezwaniem,
• termin zapłaty i numer rachunku bankowego,
• informację o odsetkach i możliwych dalszych działaniach,
• podpis osoby uprawnionej oraz załączniki potwierdzające wysokość zadłużenia.

W piśmie nie trzeba straszyć dłużnika nieproporcjonalnymi konsekwencjami. Skuteczniejsze jest jasne wskazanie kwoty, podstawy prawnej i terminu zapłaty. Jeżeli sprawa trafi do sądu, takie uporządkowane wezwanie ułatwi wykazanie, czego i za jaki okres wierzyciel dochodzi.

FAQ

Podsumowanie

W wezwaniu do zapłaty zaległych zaliczek trzeba przede wszystkim prawidłowo określić podstawę prawną. Dla wspólnoty mieszkaniowej będą to przepisy ustawy o własności lokali, zwłaszcza art. 13-15. Dla zwykłej współwłasności i zarządu sądowego podstawowe znaczenie mają art. 203, art. 205 i art. 207 Kodeksu cywilnego oraz art. 611-616 Kodeksu postępowania cywilnego.

Remont instalacji kanalizacyjnej może być rozliczony jako koszt nieruchomości wspólnej, ale obciążenie jednego właściciela większą kwotą wymaga wykazania podstawy prawnej i faktycznej. Od zaległości można żądać odsetek za opóźnienie, a przy długotrwałym braku płatności wspólnota może rozważyć postępowanie sądowe.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali - Dz.U. 1994 nr 85 poz. 388
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296
4. Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 kwietnia 2026 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie - M.P. 2026 poz. 367
5. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2014 r., III CZP 71/14 - orzeczenie SN

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.