Czy podpisanie potwierdzenia salda przerywa przedawnienie długu?

Termin przedawnienia roszczeń między przedsiębiorcami

Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego podstawowy termin przedawnienia wynosi 6 lat. Dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin wynosi natomiast co do zasady 3 lata.

Nie oznacza to jednak, że każde roszczenie pomiędzy przedsiębiorcami przedawnia się dokładnie po 3 latach. Dla wielu rodzajów umów przepisy szczególne przewidują odmienne terminy. Przed obliczeniem przedawnienia trzeba więc najpierw ustalić źródło konkretnej wierzytelności i sprawdzić, czy nie ma do niej zastosowania przepis szczególny.

W opisanej sytuacji istotne jest również ustalenie momentu wymagalności roszczenia, czyli dnia, od którego wierzyciel mógł żądać zapłaty. Zgodnie z art. 120 Kodeksu cywilnego to od wymagalności rozpoczyna się co do zasady bieg przedawnienia.

Przy terminach wynoszących co najmniej 2 lata trzeba dodatkowo uwzględnić regułę z art. 118 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którą koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Samo odliczenie trzech lat od daty faktury może zatem prowadzić do błędnego wyniku.

Praktyczne znaczenie prawidłowej kwalifikacji wierzytelności pokazuje analiza dotycząca przedawnienia długu z tytułu najmu sprzętu.

Upływ terminu przedawnienia nie powoduje automatycznego wygaśnięcia roszczenia. W relacji między przedsiębiorcami dłużnik co do zasady powinien powołać się na zarzut przedawnienia. Inaczej uregulowano roszczenia przysługujące przeciwko konsumentowi – zgodnie z art. 117 § 2¹ Kodeksu cywilnego po upływie terminu nie można co do zasady domagać się ich zaspokojenia, z zastrzeżeniem wyjątkowej regulacji art. 117¹ Kodeksu cywilnego.

Przerwanie i zawieszenie biegu przedawnienia – jaka jest różnica?

Zgodnie z art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego bieg przedawnienia może zostać przerwany między innymi przez czynność przed sądem lub innym właściwym organem, podjętą bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia albo zabezpieczenia roszczenia, a także przez uznanie roszczenia przez dłużnika.

Skutek przerwania jest daleko idący: zgodnie z art. 124 § 1 Kodeksu cywilnego po przerwaniu przedawnienie biegnie na nowo. Jeżeli do przerwania doszło przez czynność w postępowaniu przed sądem, innym właściwym organem albo sądem polubownym, nowy bieg nie rozpoczyna się przed zakończeniem tego postępowania.

Mediacji nie należy już umieszczać na tej liście. Od 30 czerwca 2022 r. ustawodawca zmienił jej wpływ na przedawnienie. Art. 121 pkt 5 Kodeksu cywilnego przewiduje zawieszenie biegu w odniesieniu do roszczeń objętych umową o mediację – przez czas trwania mediacji. Art. 121 pkt 6 przewiduje analogiczny skutek dla roszczeń objętych wnioskiem o zawezwanie do próby ugodowej – przez czas trwania postępowania pojednawczego.

Przy zawieszeniu dotychczasowy okres nie zostaje wyzerowany. Po ustaniu przyczyny zawieszenia biegnie dalej ta część terminu, która pozostała. Nie rozpoczyna się automatycznie nowy pełny termin, jak przy przerwaniu przedawnienia.

Trzeba przy tym uważać na sprawy rozpoczęte przed zmianą przepisów. Do mediacji oraz postępowań pojednawczych wszczętych i niezakończonych przed 30 czerwca 2022 r. przepisy przejściowe nakazują stosować regulacje dotychczasowe.

Sama mediacja powoduje więc obecnie zawieszenie, ale zachowanie dłużnika podczas mediacji może wywołać dodatkowe skutki. Jeżeli przed upływem terminu dłużnik zawrze ugodę albo w inny sposób uzna roszczenie, trzeba odrębnie ocenić, czy doszło do przerwania przedawnienia na podstawie art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego.

Czy potwierdzenie salda oznacza uznanie długu?

W orzecznictwie przyjmuje się, że uznanie długu może przybrać formę uznania właściwego albo uznania niewłaściwego. Uznanie niewłaściwe nie jest klasycznym oświadczeniem woli – jest zachowaniem ujawniającym świadomość dłużnika, że określone roszczenie istnieje.

Za uznanie niewłaściwe mogą zostać uznane w szczególności:

• częściowa spłata zadłużenia,
• prośba o rozłożenie należności na raty,
• wniosek o odroczenie płatności,
• prośba o umorzenie odsetek,
• podpisanie potwierdzenia salda.

Jeżeli takie zachowanie następuje przed upływem terminu przedawnienia i można z niego wyprowadzić wniosek, że dłużnik ma świadomość istnienia roszczenia, może dojść do przerwania przedawnienia na podstawie art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego. Nie jest konieczne, aby dłużnik znał prawny skutek swojego zachowania i świadomie zamierzał przerwać przedawnienie.

Nie oznacza to jednak, że każde potwierdzenie salda automatycznie przerywa przedawnienie całej wskazanej w nim kwoty. Trzeba zbadać treść dokumentu, sposób jego sformułowania, ewentualne zastrzeżenia, wcześniejszy spór między stronami oraz to, czy potwierdzenie rzeczywiście ujawnia świadomość istnienia konkretnego roszczenia.

Podpisany dokument księgowy może być dla wierzyciela ważnym dowodem, ale nie ma charakteru dowodu niepodważalnego. Jeżeli dokument zawiera zastrzeżenie co do części należności albo wyraźnie wskazuje, że dłużnik nie akceptuje określonych obciążeń, zakres ewentualnego uznania trzeba oceniać zgodnie z rzeczywistą treścią oświadczenia.

Czy potwierdzenie salda przez księgowego jest skuteczne?

Nie ma zasady, zgodnie z którą podpis pracownika księgowości zawsze wywołuje skutek w postaci uznania długu, ani zasady, że nigdy takiego skutku wywołać nie może. Sąd Najwyższy wskazywał, że oświadczenia wiedzy składane przez osoby działające w strukturze organizacyjnej przedsiębiorcy mogą być przypisywane temu przedsiębiorcy także wtedy, gdy nie chodzi o klasyczne pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej.

Dlatego trzeba ustalić, jaki był zakres obowiązków pracownika, czy zajmował się uzgadnianiem i potwierdzaniem sald, w jakim charakterze podpisał dokument oraz czy wierzyciel mógł rozsądnie traktować jego działanie jako pochodzące od dłużnika. Sam podpis dowolnego pracownika na technicznym dokumencie nie powinien być automatycznie utożsamiany z uznaniem całego zobowiązania.

Jeżeli nie zgadzasz się z zadłużeniem, bezpieczniejsze jest wyraźne wskazanie zastrzeżeń, np. że kwestionowana jest określona część należności, saldo nie jest uznawane co do zasady albo dokument został przyjęty wyłącznie w celu weryfikacji księgowej.

Co jeśli potwierdzenie salda podpisano już po przedawnieniu?

Jeżeli termin przedawnienia już upłynął, późniejsze uznanie roszczenia nie może przerwać jego biegu. Nie istnieje już bowiem biegnący termin, który można byłoby przerwać. Takie rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie przy starych długach, w których potwierdzenie salda, ugodę albo częściową wpłatę dokonano dopiero po upływie terminu.

W takiej sytuacji należy zbadać inną instytucję – zrzeczenie się korzystania z zarzutu przedawnienia na podstawie art. 117 § 2 Kodeksu cywilnego. Zrzeczenie jest możliwe dopiero po upływie terminu przedawnienia. Zrzeczenie dokonane wcześniej jest nieważne.

Zrzeczenie nie musi przybrać szczególnej formy. Może być wyraźne albo wynikać z zachowania dłużnika, jednak okoliczności muszą pozwalać na dostatecznie pewny wniosek, że dłużnik rezygnuje z możliwości powołania się na przedawnienie. Samo potwierdzenie starego salda nie powinno być więc automatycznie utożsamiane ze zrzeczeniem się zarzutu.

Podobnie należy oceniać ugody i częściowe płatności dokonane po przedawnieniu. Mogą one w konkretnych okolicznościach świadczyć o zrzeczeniu się zarzutu, ale nie każda wpłata albo propozycja rozmów ma taki skutek. Liczą się treść oświadczeń dłużnika, jego świadomość sytuacji oraz całokształt okoliczności.

Jeżeli zrzeczenie się zarzutu przedawnienia jest skuteczne, roszczenie odzyskuje zaskarżalność. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że od chwili skutecznego zrzeczenia termin przedawnienia biegnie na nowo.

Jak bronić się przed niezasadnym roszczeniem?

Samo podpisanie potwierdzenia salda nie oznacza automatycznej przegranej w sądzie. Nadal można – zależnie od stanu faktycznego – kwestionować:

• istnienie i podstawę roszczenia,
• wysokość zadłużenia,
• sposób wyliczenia należności,
• prawidłowość inwentaryzacji lub innych rozliczeń,
• zakres odpowiedzialności kontraktowej,
• skuteczność przypisania podpisu konkretnego pracownika dłużnikowi,
• to, czy przed upływem terminu rzeczywiście doszło do uznania roszczenia.

Przy ocenie przedawnienia najlepiej sporządzić chronologię zdarzeń: ustalić datę wymagalności, właściwy termin wynikający z rodzaju umowy, daty potwierdzeń salda, częściowych wpłat, ugód, korespondencji oraz ewentualnych postępowań sądowych, mediacyjnych i pojednawczych. Dopiero takie zestawienie pozwala prawidłowo rozdzielić zdarzenia przerywające bieg od tych, które jedynie go zawieszają.

Jeżeli sprawa trafiła do sądu, warto zgromadzić wcześniejsze reklamacje, korespondencję z kontrahentem, dokumenty księgowe i dowody wskazujące, że saldo było kwestionowane. W sporze między przedsiębiorcami trzeba również pamiętać o prawidłowym zgłoszeniu zarzutu przedawnienia, jeżeli rzeczywiście do niego doszło.

Zakończenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie powoduje wygaśnięcia wcześniejszych zobowiązań przedsiębiorcy. Zamknięcie firmy samo w sobie nie usuwa więc długu ani nie zmienia skutków wcześniejszych zdarzeń związanych z biegiem przedawnienia.

FAQ

Czy mediacja przerywa przedawnienie?

Według obecnych przepisów nie. Od 30 czerwca 2022 r. art. 121 pkt 5 Kodeksu cywilnego przewiduje zawieszenie biegu przedawnienia przez czas mediacji w zakresie roszczeń objętych umową o mediację. Podobnie postępowanie pojednawcze po zawezwaniu do próby ugodowej zawiesza bieg na podstawie art. 121 pkt 6. Po zakończeniu zawieszenia biegnie pozostała część terminu, a nie nowy pełny termin. Dla postępowań wszczętych przed 30 czerwca 2022 r. trzeba sprawdzić przepisy przejściowe.

Czy księgowy może skutecznie uznać dług?

Może, ale nie automatycznie. Trzeba ustalić zakres jego obowiązków i uprawnień, charakter dokumentu oraz okoliczności jego podpisania. Potwierdzenie salda dokonane przez osobę zajmującą się w przedsiębiorstwie uzgadnianiem należności może zostać przypisane dłużnikowi, ale sam podpis przypadkowego pracownika nie przesądza o uznaniu całego długu.

Co jeśli potwierdzenie salda podpisano już po przedawnieniu?

Nie może ono przerwać przedawnienia, ponieważ termin już upłynął. Trzeba natomiast ocenić, czy treść dokumentu i okoliczności podpisania wskazują na zrzeczenie się przez dłużnika korzystania z zarzutu przedawnienia. Takiego skutku nie należy zakładać automatycznie.

Czy częściowa wpłata zawsze odnawia dług?

Nie. Przed upływem terminu częściowa zapłata może stanowić uznanie roszczenia i przerwać przedawnienie, choć jej zakres trzeba ocenić w konkretnych okolicznościach. Jeżeli wpłata następuje już po przedawnieniu, nie może przerwać biegu. Może natomiast być jednym z elementów oceny, czy dłużnik zrzekł się zarzutu przedawnienia – sama wpłata nie oznacza tego automatycznie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795.
2. Ustawa z dnia 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. 2021 poz. 2459.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 listopada 2020 r., sygn. akt V CSK 628/18.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 listopada 2021 r., sygn. akt III CSKP 88/21.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 października 2006 r., sygn. akt I CSK 119/06.