- Sam błąd pracodawcy przy wypłacie zasiłku chorobowego nie zawsze oznacza, że pracownik musi oddać pieniądze.
- ZUS może żądać zwrotu nienależnie pobranego świadczenia przede wszystkim wtedy, gdy pracownik był pouczony o braku prawa do świadczenia, świadomie wprowadził organ w błąd albo pracował lub wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z jego celem.
- Jeżeli nienależna wypłata wynikała z nieprawdziwych danych przekazanych przez płatnika składek, obowiązek zwrotu może obciążać płatnika, a nie ubezpieczonego.
- Od decyzji ZUS w sprawie zwrotu można wnieść odwołanie do sądu za pośrednictwem ZUS, co do zasady w terminie miesiąca od doręczenia decyzji.
- W sprawie zwrotu warto sprawdzić także odsetki, przedawnienie, możliwość rat, odroczenia płatności albo odstąpienia od żądania zwrotu.
Zwrot otrzymanego zasiłku chorobowego
Stan prawny na 9 czerwca 2026 r. jest taki, że zasiłek chorobowy może wypłacać albo ZUS, albo pracodawca działający jako płatnik składek. Zgodnie z art. 61 ustawy zasiłkowej płatnicy składek zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych ustalają prawo do zasiłków, ich wysokość oraz wypłacają te zasiłki. W praktyce oznacza to, że większy pracodawca często wypłaca zasiłek z własnej obsługi kadrowo-płacowej, ale robi to w ramach systemu ubezpieczeń społecznych.
Jeżeli z pisma ZUS wynika, że do nadpłaty doszło z winy płatnika, czyli pracodawcy, nie należy od razu zakładać, że pracownik musi zwrócić całą kwotę. Trzeba ustalić, czy ZUS wydał decyzję wobec pracownika, czy tylko poinformował o błędzie płatnika, za jaki okres powstała nadpłata, czy pracownik był prawidłowo pouczony o okolicznościach wyłączających prawo do świadczenia oraz czy sam przyczynił się do błędnej wypłaty.
Znaczenie ma również termin przedawnienia roszczeń ZUS. W sprawach o nienależnie pobrane świadczenia inne są limity okresu, za który można żądać zwrotu, a inne przedawnienie należności już ustalonych prawomocną decyzją.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Kiedy świadczenie jest nienależnie pobrane?
Podstawowe zasady zwrotu świadczeń z ubezpieczeń społecznych wynikają z art. 84 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nie każde świadczenie wypłacone omyłkowo jest automatycznie świadczeniem nienależnie pobranym przez pracownika. Ustawa wymaga dodatkowych okoliczności.
Za nienależnie pobrane świadczenia uważa się w szczególności świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczenia albo wstrzymanie jego wypłaty, jeżeli osoba pobierająca była pouczona o braku prawa do pobierania świadczeń. Obowiązek zwrotu może powstać także wtedy, gdy świadczenie wypłacono na podstawie nieprawdziwych zeznań, fałszywych dokumentów albo innego świadomego wprowadzenia w błąd organu wypłacającego.
W przypadku zasiłku chorobowego szczególnie ważna jest jeszcze jedna sytuacja: zwrot może być dochodzony, gdy w okresie orzeczonej niezdolności do pracy świadczeniobiorca wykonywał pracę zarobkową albo wykorzystywał zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem. Takie przypadki są zwykle oceniane surowiej, bo dotyczą naruszenia podstawowych warunków korzystania ze zwolnienia.
Art. 66 ustawy zasiłkowej przewiduje, że jeżeli świadczenie zostało pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego albo wskutek określonych w ustawie okoliczności, wypłacone kwoty mogą zostać potrącone z bieżących zasiłków lub innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a gdy nie ma takiej możliwości, ściągnięte w egzekucji administracyjnej albo sądowej.
Błąd pracodawcy jako płatnika składek
Jeżeli błąd powstał po stronie pracodawcy, trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza dotyczy odpowiedzialności wobec ZUS. Zgodnie z art. 84 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek albo inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika składek albo ten inny podmiot.
Druga sytuacja dotyczy ewentualnego roszczenia pracodawcy wobec pracownika. Pracodawca może próbować powoływać się na przepisy Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu i nienależnym świadczeniu, w szczególności art. 405 i art. 410 Kodeksu cywilnego. Nie oznacza to jednak, że takie żądanie zawsze będzie zasadne. Pracownik może bronić się, wykazując, że działał w dobrej wierze, nie wiedział o błędzie, nie miał podstaw, aby go zauważyć, a pieniądze zostały zużyte na bieżące potrzeby.
Pracodawca nie powinien samowolnie potrącać spornej nadpłaty z wynagrodzenia, jeżeli nie ma wyraźnej podstawy prawnej, zgody pracownika albo tytułu pozwalającego na potrącenie. W razie sporu warto zażądać pisemnego wyliczenia, wskazania podstawy prawnej i dokumentu, z którego wynika, kto został zobowiązany do zwrotu.
Uchylenie się od zwrotu świadczenia
W sprawach, w których pracodawca dochodzi zwrotu od pracownika na zasadach cywilnych, istotny może być art. 409 Kodeksu cywilnego. Przepis ten przewiduje, że obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli osoba, która uzyskała korzyść, zużyła ją lub utraciła w taki sposób, że nie jest już wzbogacona, chyba że wyzbywając się korzyści albo zużywając ją, powinna była liczyć się z obowiązkiem zwrotu.
W praktyce oznacza to, że pracownik ma silniejszą pozycję obronną, jeżeli pieniądze otrzymał w zwykłym terminie wypłaty, kwota nie odbiegała rażąco od oczekiwanej, pracownik nie miał wiedzy o błędzie i przeznaczył środki na normalne koszty utrzymania. Inaczej może być wtedy, gdy kwota była oczywiście zawyżona, pracownik dostał wcześniejsze pouczenie, wiedział o braku prawa do świadczenia albo sam podał nieprawdziwe informacje.
Taką linię rozumowania potwierdza orzecznictwo dotyczące świadczeń wypłaconych pracownikowi przez wyspecjalizowane służby płacowe. Sąd Najwyższy w wyroku z 7 sierpnia 2001 r., sygn. I PKN 408/00, wskazał, że jeżeli pracownik pozostawał w uzasadnionym przekonaniu, iż świadczenie było należne, nie ma podstaw do przyjęcia, że powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu.
Odrębnie należy zbadać przedawnienie nienależnych świadczeń oraz to, czy roszczenie jest kierowane przez ZUS, czy przez pracodawcę. Podstawa prawna, terminy i sposób obrony mogą być w tych przypadkach różne.
Terminy, odsetki i możliwość ulgi
Art. 84 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ogranicza okres, za który można żądać zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. Jeżeli osoba pobierająca świadczenie zawiadomiła organ wypłacający o okolicznościach powodujących ustanie prawa do świadczenia albo wstrzymanie wypłaty, a mimo to świadczenia były nadal wypłacane, nie można żądać zwrotu za okres dłuższy niż ostatnie 12 miesięcy. W pozostałych przypadkach nie można żądać zwrotu za okres dłuższy niż ostatnie 3 lata.
Jeżeli należność zostanie ustalona prawomocną decyzją, przedawnia się po upływie 10 lat od dnia uprawomocnienia się decyzji. W przypadku osoby, która nienależnie pobrała świadczenie, decyzji ustalającej takie należności nie wydaje się później niż w terminie 5 lat od ostatniego dnia okresu, za który pobrano nienależne świadczenie.
Co do zasady zwrot obejmuje także odsetki ustawowe za opóźnienie. Ustawa przewiduje jednak ważne wyjątki. Jeżeli należność zostanie zwrócona w terminie wskazanym w decyzji, nie nalicza się odsetek za okres od dnia przypadającego po dniu wydania decyzji do dnia spłaty. Jeżeli osoba pobierająca świadczenie zawiadomiła organ o okolicznościach powodujących ustanie prawa lub wstrzymanie wypłaty, a mimo to świadczenia były nadal wypłacane, kwoty podlegają zwrotowi bez odsetek.
ZUS może też odstąpić od żądania zwrotu w całości albo w części, odroczyć termin płatności lub rozłożyć należność na raty, jeżeli zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności. Wniosek warto uzasadnić sytuacją zdrowotną, rodzinną, finansową i dowodami, na przykład kosztami leczenia, utrzymania rodziny albo innymi zobowiązaniami.
Co zrobić po otrzymaniu pisma z ZUS albo od pracodawcy?
Po otrzymaniu pisma trzeba najpierw ustalić, czy jest to decyzja ZUS, wezwanie pracodawcy, informacja o korekcie dokumentów czy propozycja dobrowolnego zwrotu. Od rodzaju pisma zależy termin i sposób reakcji.
- Sprawdź, czy pismo zawiera pouczenie o odwołaniu oraz terminie do jego wniesienia.
- Zażądaj szczegółowego wyliczenia nadpłaty: okresu, kwoty brutto i netto, podstawy wymiaru oraz przyczyny błędu.
- Ustal, czy nadpłata wynikała z Twojego działania, z błędu kadrowo-płacowego, z korekty dokumentów rozliczeniowych czy z decyzji ZUS.
- Jeżeli nie zgadzasz się z decyzją ZUS, przygotuj odwołanie i wskaż dowody potwierdzające brak winy, brak pouczenia, dobrą wiarę albo błąd płatnika.
- Jeżeli żądanie kieruje pracodawca, nie wyrażaj automatycznie zgody na potrącenie z wynagrodzenia bez sprawdzenia podstawy prawnej.
Odwołanie od decyzji ZUS wnosi się za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję, do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Co do zasady termin wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji. W odwołaniu można żądać zmiany decyzji, wskazać zarzuty, dołączyć dokumenty i opisać, dlaczego świadczenie nie było nienależnie pobrane albo dlaczego zwrot powinien obciążać płatnika.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, dlaczego w sprawach o zwrot zasiłku chorobowego najważniejsze są przyczyna nadpłaty, świadomość pracownika i treść otrzymanej decyzji.
Pracownica otrzymała zasiłek chorobowy w zwykłym terminie wypłaty. Po kilku miesiącach ZUS poinformował, że pracodawca błędnie przekazał dane do obliczenia podstawy zasiłku. Pracownica nie składała fałszywych dokumentów, nie pracowała na zwolnieniu i nie była wcześniej pouczona, że świadczenie jej się nie należy. W takiej sytuacji trzeba sprawdzić, czy obowiązek zwrotu nie powinien obciążać płatnika składek oraz czy pracownica może powołać się na dobrą wiarę i zużycie świadczenia.
Pracownik pobierał zasiłek chorobowy, a jednocześnie wykonywał odpłatne zlecenia dla innej firmy. Kontrola wykazała pracę zarobkową w czasie zwolnienia lekarskiego. W takim przypadku ZUS może uznać świadczenie za nienależnie pobrane i żądać jego zwrotu, niezależnie od tego, że zasiłek technicznie wypłacał pracodawca.
Osoba ubezpieczona dostała decyzję o zwrocie zasiłku po kontroli dokumentów płatnika. W decyzji nie wskazano, aby ubezpieczona świadomie wprowadziła ZUS w błąd, a sporna nadpłata wynikała z korekty dokumentów rozliczeniowych pracodawcy. W odwołaniu można podnieść brak świadomości nienależności świadczenia, brak winy ubezpieczonej oraz to, że przyczyną wypłaty były dane przekazane przez płatnika.
