Klient nie chce zapłacić za projekt – jak odzyskać wynagrodzenie?

Brak pisemnej umowy a prawo do zapłaty za projekt

Brak podpisanej umowy nie oznacza, że wykonawca traci prawo do wynagrodzenia. Zgodnie z Kodeksem cywilnym do zawarcia umowy co do zasady wystarczy zgodne ustalenie stron. Może ono wynikać z korespondencji e-mail, wiadomości, ustaleń telefonicznych potwierdzonych później mailowo, przesłanej wyceny, akceptacji kosztów, przekazania materiałów do projektu oraz późniejszej wymiany wersji roboczych.

W przypadku projektu logo, grafiki, identyfikacji wizualnej albo innego indywidualnego rezultatu najczęściej mamy do czynienia z umową o dzieło. Przyjmujący zamówienie zobowiązuje się wtedy do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Jeżeli strony ustaliły cenę 1000 zł i wykonawca przekazał projekt lub koncepcje zgodnie z ustaleniami, klient powinien zapłacić, chyba że wykaże realne podstawy do odmowy, np. istotną niezgodność dzieła z umową.

Samo stwierdzenie klienta, że „żadna koncepcja mu nie odpowiada”, nie wystarcza jeszcze do odmowy zapłaty. Znaczenie ma to, co dokładnie uzgodniono: liczba koncepcji, liczba poprawek, termin, format plików, brief, oczekiwany styl i sposób odbioru. Im lepiej da się odtworzyć te ustalenia z korespondencji, tym większa szansa na skuteczne dochodzenie zapłaty.

Co trzeba udowodnić w sporze z klientem?

W sądzie to wykonawca musi wykazać fakty, z których wywodzi swoje roszczenie. W praktyce trzeba przygotować dowody na to, że klient złożył zamówienie, zaakceptował cenę, otrzymał projekt lub jego etapy, a mimo upływu terminu nie zapłacił. Pomocne będą przede wszystkim e-maile, wiadomości SMS lub z komunikatorów, brief, wycena, potwierdzenie przesłania plików, historia poprawek, notatki z rozmów, pliki źródłowe, faktura, wezwanie do zapłaty oraz potwierdzenie jego doręczenia.

Jeżeli w korespondencji klient potwierdził koszt projektu i otrzymał propozycje, jest to istotny materiał dowodowy. Warto zachować pełne wątki wiadomości, a nie tylko pojedyncze zrzuty ekranu. Dobrze jest też zabezpieczyć daty wysyłki plików, nazwy załączników i ewentualne odpowiedzi klienta dotyczące poprawek.

Jeżeli przy realizacji projektu uczestniczyli pracownicy albo współpracownicy, można rozważyć dowód z ich zeznań. Świadkowie mogą potwierdzić, że zamówienie rzeczywiście zostało przyjęte, projekt był wykonywany, a klient otrzymał materiały. Dowody osobowe są szczególnie przydatne wtedy, gdy część ustaleń była ustna.

Czy klient może odmówić zapłaty, bo projekt mu się nie podoba?

Klient może zgłaszać zastrzeżenia do projektu, ale powinien wskazać konkretne wady albo niezgodności z ustaleniami. Przy umowie o dzieło nie wystarczy ogólna ocena estetyczna, jeżeli wykonawca przygotował projekt zgodnie z briefem, ustalonym zakresem i standardem zawodowym. Inaczej będzie, gdy klient potrafi wykazać, że projekt w istotny sposób odbiegał od ustaleń, nie nadawał się do umówionego celu albo wykonawca nie wykonał przewidzianych poprawek.

Osobny przypadek analizuje artykuł „zapłata za opóźniony transport”.

Jeżeli projekt nie został ukończony, bo klient przerwał współpracę albo faktycznie odstąpił od umowy, trzeba ustalić, na jakim etapie znajdowały się prace. Przy umowie o dzieło zamawiający może odstąpić od umowy przed ukończeniem dzieła, ale powinien zapłacić umówione wynagrodzenie z możliwością odliczenia tego, co wykonawca oszczędził z powodu niewykonania pozostałej części. Dlatego żądanie zapłaty 50% może być zasadne, ale powinno wynikać z wykonanej części prac, nakładu pracy, ustalonego harmonogramu albo realnej wartości przekazanych koncepcji.

Uzupełniająco warto znać także perspektywę zamawiającego, zwłaszcza gdy to klient chce odzyskać pieniądze od nierzetelnego wykonawcy. Takie sytuacje omawia artykuł o tym, jak działa umowa o dzieło i odstąpienie.

Niewystawiona faktura a dochodzenie pieniędzy

Brak faktury nie powoduje, że dług przestaje istnieć. Faktura jest ważnym dokumentem księgowym i dowodowym, ale źródłem obowiązku zapłaty jest sama umowa oraz wykonanie świadczenia. Jeżeli zlecenie zostało wykonane, a klient nie zapłacił, roszczenie cywilne może być dochodzone także wtedy, gdy faktura nie została wystawiona w terminie.

Nie oznacza to jednak, że kwestię faktury można pominąć. Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. W relacjach między przedsiębiorcami trzeba też uwzględnić aktualne obowiązki dotyczące KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy zasadniczo pozostałych podatników, z wyjątkiem m.in. podatników, u których wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza 10 000 zł brutto - oni do końca 2026 r. korzystają z odroczenia.

W praktyce warto jak najszybciej skonsultować z księgowością, czy należy wystawić fakturę zwykłą, fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, fakturę korygującą albo inny dokument księgowy. Dla sprawy sądowej ważne jest, aby termin płatności był jasno określony i aby można było wykazać doręczenie faktury albo wezwania do zapłaty.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Pierwszym krokiem powinno być przedsądowe wezwanie do zapłaty. W piśmie należy wskazać strony, podstawę roszczenia, datę zamówienia, zakres wykonanych prac, kwotę wynagrodzenia, termin płatności, numer rachunku bankowego oraz zapowiedź skierowania sprawy do sądu po bezskutecznym upływie terminu. Najczęściej wyznacza się 7 albo 14 dni na zapłatę.

Szczegółową procedurę przedstawia poradnik „odzyskanie faktur od start-upu”.

Wezwanie warto wysłać listem poleconym za potwierdzeniem nadania, a dodatkowo e-mailem na adres używany w korespondencji z klientem. Jeżeli dłużnik prowadzi działalność gospodarczą, należy sprawdzić aktualny adres w CEIDG albo KRS. W sprawach takich jak nieuregulowana płatność za usługę prawidłowe wezwanie często pozwala rozwiązać spór bez pozwu.

Jeżeli obie strony są przedsiębiorcami i umowa ma charakter transakcji handlowej, w wezwaniu można żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Na dzień aktualizacji artykułu, czyli 9 czerwca 2026 r., stawka tych odsetek za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2026 r. wynosi 14% rocznie, gdy dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym. W zwykłych sprawach cywilnych, które nie są transakcjami handlowymi, zastosowanie mogą mieć odsetki ustawowe za opóźnienie z Kodeksu cywilnego - od 5 marca 2026 r. wynoszą one 9,25% rocznie.

W relacji B2B warto żądać także rekompensaty 40 EUR od niezapłaconej faktury, jeżeli wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 zł. Rekompensata jest przeliczana na złote według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Przy wyższych należnościach ustawa przewiduje odpowiednio wyższe progi rekompensaty.

Pozew o zapłatę i nakaz zapłaty

Jeżeli klient nie zapłaci po wezwaniu, można złożyć pozew o zapłatę. Przy roszczeniu o 1000 zł sprawa zasadniczo mieści się w postępowaniu uproszczonym, bo dotyczy świadczenia pieniężnego i wartość przedmiotu sporu nie przekracza 20 000 zł. W pozwie trzeba wskazać kwotę główną, odsetki, ewentualną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, koszty procesu i dowody.

Szczegółową procedurę przedstawia poradnik „zaległe wynagrodzenie menedżera”.

Sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, jeżeli z treści pozwu nie wynika oczywista bezzasadność roszczenia, twierdzenia nie budzą wątpliwości, a zapłata nie zależy od świadczenia wzajemnego. Nakaz zapłaty jest wydawany na posiedzeniu niejawnym. Jeżeli pozwany ma adres w Polsce, termin na zapłatę albo wniesienie środka zaskarżenia wynosi co do zasady 2 tygodnie od doręczenia nakazu.

Jeżeli pozwany wniesie sprzeciw, nakaz zapłaty traci moc w zaskarżonej części, a sprawa jest rozpoznawana dalej. Wtedy kluczowe stają się dowody: korespondencja, faktura, przesłane projekty, potwierdzenia doręczeń, zeznania świadków oraz ewentualne wyjaśnienie, dlaczego projekt odpowiadał ustaleniom. W sprawach kreatywnych sąd nie ocenia gustu klienta, lecz to, czy wykonawca wykonał uzgodnione zobowiązanie.

Jaką kwotę można dochodzić: całość czy część wynagrodzenia?

Najbezpieczniej jest przeanalizować, czy dzieło zostało oddane w rozumieniu umowy. Jeżeli klient otrzymał rezultat przewidziany w umowie, zasadniczym żądaniem może być całość wynagrodzenia. Jeżeli natomiast wykonano tylko część prac albo współpraca została przerwana przed finalnym plikiem, trzeba ustalić, czy doszło do odstąpienia od umowy, kto przerwał współpracę i jaką wartość miały wykonane czynności.

Żądanie 50% wynagrodzenia może być rozsądną propozycją ugodową, ale w pozwie warto oprzeć je na konkretnych faktach: liczbie przygotowanych koncepcji, czasie pracy, etapie realizacji, uzgodnionej stawce, cenniku albo wartości materiałów przekazanych klientowi. Jeżeli roszczenie jest sformułowane zbyt ogólnie jako „robocizna”, pozwany może łatwiej je kwestionować.

W niektórych sprawach lepsze będzie dochodzenie całej kwoty, a w innych - części wynagrodzenia albo wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi pracy. To zależy od treści ustaleń i stanu dowodów.

Co zrobić krok po kroku?

1. Zabezpiecz pełną korespondencję z klientem, w tym akceptację ceny, brief, poprawki i wiadomości z ponagleniami.
2. Ustal, czy projekt został oddany, czy prace przerwano przed ukończeniem i z czyjej inicjatywy.
3. Skonsultuj z księgowością wystawienie faktury oraz obowiązki związane z KSeF.
4. Wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty z konkretną kwotą, terminem i numerem rachunku.
5. Po bezskutecznym terminie przygotuj pozew o zapłatę z dowodami i wnioskiem o zasądzenie kosztów.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce można ocenić spór o zapłatę za projekt lub inną usługę kreatywną.