Rekompensata za koszty odzyskiwania należności z faktur

Kiedy można naliczyć rekompensatę za niezapłaconą fakturę?

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności wynika z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Dotyczy więc przede wszystkim relacji profesjonalnych: przedsiębiorców, osób wykonujących wolny zawód, podmiotów publicznych i innych podmiotów wskazanych w art. 2 ustawy. Nie jest to mechanizm przeznaczony do zwykłych sporów z konsumentem.

Wierzyciel może naliczyć rekompensatę, jeżeli spełnił swoje świadczenie, na przykład dostarczył towar albo wykonał usługę, a dłużnik nie zapłacił w terminie wynikającym z umowy, faktury albo przepisów ustawy. Uprawnienie powstaje od dnia nabycia prawa do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, czyli zwykle od dnia następującego po terminie płatności.

Przed doliczeniem odsetek warto sprawdzić aktualne stawki: odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Stawki te są ogłaszane w Monitorze Polskim i mogą zmieniać się w kolejnych półroczach.

Wysokość rekompensaty: 40, 70 albo 100 euro

Aktualnie art. 10 ust. 1 ustawy przewiduje trzy progi rekompensaty:

• 40 euro — gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 zł,
• 70 euro — gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
• 100 euro — gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 zł.

Nie ma znaczenia, że faktura jest niższa niż równowartość 40 euro. Jeżeli chodzi o transakcję handlową i zostały spełnione ustawowe warunki, wierzyciel może żądać rekompensaty nawet przy niewielkiej fakturze. Trzeba jednak pamiętać, że w wyjątkowych przypadkach sąd może badać, czy dochodzenie rekompensaty nie stanowi nadużycia prawa, zwłaszcza gdy okoliczności sprawy są nietypowe.

Kwotę w euro przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Jeżeli termin płatności przypadał w maju, należy sięgnąć do kursu z ostatniego dnia roboczego kwietnia.

Czy rekompensata przysługuje od każdej faktury?

Co do zasady rekompensata przysługuje od transakcji handlowej, a nie od dowolnie wystawionego dokumentu. Jeżeli jednak strony rozliczają dostawy lub usługi w częściach albo ustaliły harmonogram płatności, rekompensata może przysługiwać w stosunku do każdej niezapłaconej części. W praktyce przy stałej współpracy trzeba więc sprawdzić, czy dana faktura dokumentuje odrębną transakcję, część świadczenia albo tylko etap rozliczenia jednej umowy.

Jeżeli kilka faktur wynika z różnych zamówień lub odrębnych dostaw, wierzyciel najczęściej może naliczyć rekompensatę oddzielnie dla każdej niezapłaconej należności. Gdy faktury wynikają z jednej umowy ramowej, ocena może wymagać analizy umowy, zamówień, harmonogramu i sposobu spełniania świadczeń.

Nota obciążeniowa i doręczenie e-mailem

Ustawa stanowi, że rekompensata przysługuje bez wezwania. Oznacza to, że samo uprawnienie powstaje z mocy prawa i nie trzeba najpierw wysyłać przedsądowego wezwania do zapłaty. W praktyce warto jednak wystawić notę obciążeniową albo pismo informujące dłużnika o kwocie rekompensaty, podstawie prawnej i terminie zapłaty.

Nota obciążeniowa nie zastępuje faktury za usługę i służy przede wszystkim uporządkowaniu rozliczeń oraz dowodów. Można ją przesłać e-mailem, jeżeli w relacji z kontrahentem taka forma komunikacji była stosowana albo wynika z umowy. Dla bezpieczeństwa warto zachować wiadomość, załącznik, potwierdzenie wysłania, odpowiedź kontrahenta albo inny dowód, że dłużnik otrzymał informację o roszczeniu.

Czy rekompensaty trzeba dochodzić w sądzie?

Nie trzeba od razu kierować sprawy do sądu. Wierzyciel może doliczyć rekompensatę na etapie windykacji przedsądowej i wezwać kontrahenta do zapłaty. Jeżeli dłużnik zapłaci dobrowolnie, sprawa kończy się bez procesu.

Jeżeli dłużnik nie płaci, rekompensatę można objąć pozwem razem z należnością główną, odsetkami i innymi kosztami. Gdy faktura została już zapłacona, ale bez rekompensaty, możliwe jest dochodzenie samej rekompensaty. Praktyczne omówienie drogi sądowej znajdziesz tutaj: pozew o zapłatę za fakturę.

Odsetki od rekompensaty i dodatkowe koszty windykacji

Rekompensata jest roszczeniem materialnoprawnym. Jeżeli dłużnik opóźnia się z jej zapłatą po wyznaczonym terminie, wierzyciel może dochodzić odsetek ustawowych za opóźnienie na podstawie Kodeksu cywilnego. W praktyce termin zapłaty rekompensaty warto wskazać w nocie obciążeniowej albo wezwaniu.

Oprócz kwoty 40, 70 albo 100 euro wierzyciel może żądać zwrotu uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających ryczałt. Wtedy trzeba już wykazać, że koszty zostały rzeczywiście poniesione, były celowe i pozostają w rozsądnej wysokości.

Przedawnienie roszczenia o rekompensatę

Dawniej w praktyce pojawiały się wątpliwości, czy rekompensata przedawnia się tak jak należność główna z faktury. Obecnie istotne znaczenie ma uchwała Sądu Najwyższego z 30 września 2021 r., III CZP 37/20, zgodnie z którą termin przedawnienia roszczenia o rekompensatę określa art. 118 K.c.

Dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oznacza to zasadniczo termin 3 lat. Jeżeli termin przedawnienia wynosi co najmniej 2 lata, jego koniec przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. W praktyce trzeba więc ustalić datę wymagalności rekompensaty, a następnie policzyć termin zgodnie z art. 118 K.c.

Nie należy automatycznie przyjmować, że rekompensata przedawnia się zawsze po 2 latach tylko dlatego, że faktura dotyczyła sprzedaży. Każdą sprawę trzeba ocenić z uwzględnieniem charakteru roszczenia, daty wymagalności i ewentualnych czynności przerywających bieg przedawnienia.

Wyjątki i sytuacje wymagające ostrożności

Przepisów ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych nie stosuje się między innymi do długów objętych postępowaniem upadłościowym lub restrukturyzacyjnym od właściwego momentu wskazanego w ustawie, do niektórych umów obejmujących czynności bankowe oraz do umów, których stronami są wyłącznie podmioty sektora finansów publicznych.

Ostrożność jest potrzebna także przy umowach z bardzo długim terminem płatności. Co do zasady termin zapłaty w transakcjach między przedsiębiorcami nie powinien przekraczać 60 dni, chyba że spełnione są warunki ustawowe. W relacjach, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny, obowiązują szczególne limity, w tym 30 dni albo 60 dni dla podmiotu publicznego będącego podmiotem leczniczym.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak w praktyce ustalić wysokość rekompensaty i kiedy warto udokumentować roszczenie notą obciążeniową.