List mazalny – co powinien zawierać dokument do wykreślenia hipoteki?

Kiedy potrzebny jest list mazalny?

List mazalny jest najczęściej potrzebny po całkowitej spłacie kredytu hipotecznego. Może jednak dotyczyć również pożyczki zabezpieczonej hipoteką, zobowiązania wobec przedsiębiorcy albo innej wierzytelności, której zabezpieczenie wygasło.

Zgodnie z art. 94 ustawy o księgach wieczystych i hipotece wygaśnięcie zabezpieczonej wierzytelności co do zasady powoduje wygaśnięcie hipoteki. Istnieje jednak istotny wyjątek: hipoteka może nadal zabezpieczać wierzytelności, które mogą powstać w przyszłości z danego stosunku prawnego.

Jeżeli jedna hipoteka zabezpiecza kilka wierzytelności, zastosowanie znajduje również art. 94¹ tej ustawy. Samo spłacenie jednego zobowiązania nie musi wtedy wystarczyć do wygaśnięcia zabezpieczenia.

Przykład: właściciel domu spłacił kredyt mieszkaniowy, ale hipoteka zabezpiecza również inne zobowiązania wynikające z umowy z bankiem. Przed wystąpieniem o list mazalny trzeba ustalić, czy wszystkie zabezpieczone wierzytelności wygasły i czy nie mogą powstać kolejne.

Zasadniczą podstawą żądania dokumentu jest art. 100 ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Przepis zobowiązuje wierzyciela do dokonania czynności umożliwiających wykreślenie wygasłej hipoteki.

List mazalny wystawia zatem podmiot uprawniony z hipoteki, a nie sąd czy komornik. Jeżeli wierzytelność została przeniesiona na inny podmiot, należy ustalić, kto obecnie jest uprawniony do zwolnienia zabezpieczenia.

Co powinien zawierać prawidłowy list mazalny?

Nie istnieje jeden obowiązkowy formularz listu mazalnego, który muszą stosować wszyscy wierzyciele. Dokument powinien jednak pozwalać sądowi wieczystoksięgowemu na jednoznaczne ustalenie, jaka hipoteka ma zostać wykreślona i czy oświadczenie pochodzi od uprawnionego podmiotu.

Najważniejsze elementy dokumentu

1. Oznaczenie wierzyciela – nazwa banku, firmy lub dane osoby fizycznej uprawnionej z hipoteki. Przy podmiotach gospodarczych przydatne są również dane identyfikacyjne, np. numer KRS.
2. Numer księgi wieczystej – pełny numer księgi prowadzonej dla obciążonej nieruchomości lub prawa.
3. Dokładne określenie hipoteki – jej rodzaj, suma, waluta, wierzyciel i inne dane pozwalające odróżnić ją od pozostałych wpisów w dziale IV.
4. Oznaczenie zabezpieczonej wierzytelności – np. numer i data umowy kredytowej, jeżeli są potrzebne do identyfikacji zabezpieczenia.
5. Oświadczenie o wygaśnięciu zabezpieczenia – wskazanie, że hipoteka wygasła, np. wskutek całkowitego zaspokojenia zabezpieczonej wierzytelności.
6. Wyraźna zgoda na wykreślenie hipoteki – sformułowana jednoznacznie i bez warunków dotyczących przyszłych czynności.
7. Data wystawienia oraz podpisy – złożone przez osoby uprawnione do reprezentacji wierzyciela, w formie wymaganej do dokonania wpisu w księdze wieczystej.

Nie każda z tych informacji jest w każdej sprawie odrębnym wymogiem ustawowym. Kluczowe znaczenie ma to, aby z dokumentu wynikała skuteczna podstawa do wykreślenia konkretnego prawa.

Jak może wyglądać zgoda na wykreślenie hipoteki?

Przykładowa treść zasadniczego oświadczenia wierzyciela:

Wierzyciel [nazwa lub dane wierzyciela] oświadcza, że hipoteka [rodzaj, suma i waluta hipoteki], wpisana w dziale IV księgi wieczystej nr [numer KW], prowadzonej przez Sąd Rejonowy w [miejscowość], wygasła w związku z całkowitym wygaśnięciem zabezpieczonej wierzytelności. Wierzyciel wyraża bezwarunkową zgodę na wykreślenie wskazanej hipoteki z księgi wieczystej.

To przykład treści, a nie uniwersalny formularz gwarantujący wykreślenie. Oświadczenie musi odpowiadać rzeczywistemu stanowi prawnemu i zostać podpisane przez uprawnionego wierzyciela.

Czy list mazalny musi mieć podpis notarialnie poświadczony?

To zależy od rodzaju wierzyciela.

W przypadku banków zastosowanie może znaleźć art. 95 Prawa bankowego. Odpowiednie oświadczenie banku, podpisane przez osoby upoważnione i spełniające wymogi tego przepisu, może stanowić podstawę wpisu w księdze wieczystej bez notarialnego poświadczenia podpisów.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy wierzycielem jest osoba prywatna albo podmiot, którego dokumenty nie korzystają ze szczególnej podstawy prawnej. Zasadniczo potrzebne jest wtedy oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym, zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece.

Samo napisanie i podpisanie zgody przez prywatnego wierzyciela może więc okazać się niewystarczające.

Jakie dokumenty przygotować do wykreślenia hipoteki?

Procedura obejmuje dwa odrębne działania: uzyskanie dokumentu od wierzyciela oraz złożenie wniosku do sądu.

Na etapie kontaktu z bankiem lub innym wierzycielem warto przygotować numer księgi wieczystej, numer umowy kredytowej lub pożyczkowej oraz dokumenty potwierdzające spłatę zobowiązania. Wierzyciel może potrzebować dodatkowych informacji do identyfikacji zabezpieczenia.

Do standardowego wniosku o wykreślenie hipoteki należy natomiast przygotować:

• Formularz KW-WPIS – wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej, w tym przypadku wykreślenia hipoteki.
• Oryginał listu mazalnego – albo inny dokument stanowiący odpowiednią podstawę wykreślenia.
• Dowód uiszczenia opłaty sądowej – przy płatności przelewem warto dołączyć potwierdzenie.
• Dodatkowe formularze – jeżeli są potrzebne ze względu na liczbę uczestników lub udział pełnomocnika, np. KW-WU albo KW-PP.
• Dokumenty wykazujące następstwo prawne lub umocowanie – jeżeli z podstawy wykreślenia nie wynika dostatecznie, dlaczego oświadczenie wystawia inny podmiot niż wierzyciel ujawniony w księdze.

Aktualny formularz KW-WPIS można pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości.

Nie trzeba automatycznie dołączać całej historii spłat kredytu. Jeżeli prawidłowe oświadczenie wierzyciela dostatecznie uzasadnia wykreślenie hipoteki, przelewy i harmonogram spłat nie stanowią zwykle podstawowych załączników dla sądu.

Jednocześnie zwykły skan listu mazalnego lub kserokopia bez odpowiedniego poświadczenia nie powinny być traktowane jako równoważne oryginałowi. Dokument elektroniczny wymaga odrębnego sprawdzenia pod względem formy prawnej i sposobu złożenia go do sądu.

Jak uzyskać list mazalny i złożyć wniosek KW-WPIS?

Krok 1. Sprawdź wpis w dziale IV księgi wieczystej

Wejdź do systemu Elektronicznych Ksiąg Wieczystych i odszukaj księgę nieruchomości. W dziale IV sprawdź, kto jest ujawniony jako wierzyciel hipoteczny, jaka jest suma hipoteki i czy znajdują się tam również inne zabezpieczenia.

Warto porównać dane z księgi z umową kredytową i dokumentami otrzymanymi od wierzyciela. Szczególnie istotne są różnice wynikające ze zmiany nazwy banku, połączenia instytucji albo przelewu wierzytelności.

Krok 2. Złóż wniosek do wierzyciela o wydanie listu mazalnego

Banki mają własne procedury wydawania dokumentów po spłacie kredytu. Niekiedy oświadczenie jest przygotowywane bez osobnego wniosku, ale nie należy zakładać, że zawsze tak się stanie.

Jeśli wierzyciel nie przesłał dokumentu, można wystąpić z następującym pismem:

Wniosek o wydanie listu mazalnego – przykładowa treść

[Miejscowość, data]

[Dane wnioskodawcy]

[Nazwa i adres wierzyciela]

Wniosek o wydanie dokumentu umożliwiającego wykreślenie hipoteki

W związku z całkowitym wygaśnięciem wierzytelności wynikającej z umowy nr [numer] z dnia [data], zabezpieczonej hipoteką wpisaną w dziale IV księgi wieczystej nr [numer KW], zwracam się o wydanie oświadczenia potwierdzającego wygaśnięcie hipoteki oraz zawierającego bezwarunkową zgodę na jej wykreślenie.

Proszę o sporządzenie dokumentu w formie umożliwiającej dokonanie wykreślenia w postępowaniu wieczystoksięgowym i przesłanie go na adres [adres korespondencyjny].

Podstawę żądania stanowi art. 100 ustawy o księgach wieczystych i hipotece.

[Podpis]

Pismo należy odpowiednio zmodyfikować, jeżeli podstawą zwolnienia hipoteki jest inna okoliczność niż całkowita spłata zobowiązania.

Warto zachować potwierdzenie wysłania wniosku i odpowiedź wierzyciela.

Krok 3. Sprawdź otrzymany dokument

Przed złożeniem wniosku do sądu sprawdź zgodność numeru księgi wieczystej, sumy i waluty hipoteki, oznaczenia wierzyciela oraz podpisów.

Jeżeli w księdze widnieją dwie hipoteki, a zgoda dotyczy tylko jednej, sąd nie powinien na jej podstawie wykreślać drugiej. Zakres dokumentu musi odpowiadać zakresowi żądanego wykreślenia.

Krok 4. Wypełnij KW-WPIS i złóż dokumenty w sądzie

Wniosek kieruje się do sądu rejonowego prowadzącego księgę wieczystą, do właściwego wydziału ksiąg wieczystych.

W formularzu należy wskazać właściwy sąd, numer księgi, żądanie wykreślenia konkretnej hipoteki, wymagane dane wnioskodawcy i uczestników oraz załączniki.

Przykładowa treść żądania:

Wnoszę o wykreślenie z działu IV księgi wieczystej nr [numer KW] hipoteki umownej do sumy [kwota i waluta], wpisanej na rzecz [nazwa wierzyciela], na podstawie załączonego oświadczenia wierzyciela z dnia [data].

Wniosek powinien być podpisany. Można go złożyć w biurze podawczym właściwego sądu albo przesłać pocztą. Zwykła wiadomość e-mail lub przesłanie skanu przez ePUAP nie zastępuje prawidłowego złożenia wniosku na formularzu.

Krok 5. Sprawdzaj stan postępowania i księgi wieczystej

Po wpływie wniosku w księdze pojawia się odpowiednia wzmianka dotycząca postępowania wieczystoksięgowego. Nie jest ona jeszcze równoznaczna z wykreśleniem hipoteki.

Dopiero dokonany wpis wykreślenia usuwa hipotekę z aktualnej treści działu IV.

Jeżeli nieruchomość jest przygotowywana do sprzedaży, warto pamiętać, że wzmianka w księdze wieczystej ma znaczenie dla oceny jej stanu prawnego przez nabywcę i notariusza. Sam fakt złożenia wniosku nie powinien być przedstawiany jako zakończone wykreślenie.

Ile kosztuje wykreślenie hipoteki i jakie terminy obowiązują?

Opłata sądowa za wykreślenie jednej hipoteki wynosi 100 zł. Wynika to z art. 42 ust. 1 w związku z art. 46 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych: opłata od wykreślenia to połowa opłaty właściwej dla wpisu danego prawa.

Przy większej liczbie hipotek trzeba ustalić liczbę odrębnych wykreśleń i należną opłatę.

Mogą pojawić się również inne wydatki:

Rodzaj wydatku	Zasada
Wykreślenie jednej hipoteki	100 zł opłaty sądowej
Wydanie dokumentu przez bank	Ewentualna opłata zależna od właściwej taryfy i podstawy jej pobrania
Notarialne poświadczenie podpisu	Koszt zależny od czynności i obowiązujących zasad wynagrodzenia notariusza
Pomoc pełnomocnika	Koszt zależny od zakresu zlecenia

Nie ma jednego ustawowego terminu, w którym po każdej spłacie kredytu właściciel musi złożyć KW-WPIS. Nie oznacza to jednak, że warto odkładać formalności.

Dopóki hipoteka pozostaje ujawniona w księdze, może komplikować sprzedaż nieruchomości, refinansowanie kredytu albo ustanowienie kolejnego zabezpieczenia.

Również czas rozpoznania wniosku przez sąd nie jest jednolity. Zależy od obciążenia wydziału i prawidłowości dokumentów. Nie należy zakładać, że każda sprawa zostanie zakończona w ciągu kilku dni.

Jeżeli wierzyciel jest zobowiązany do wydania dokumentu po wygaśnięciu hipoteki, obowiązek ten wynika z art. 100 ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Przepis nie ustanawia jednak uniwersalnego terminu 7, 14 czy 30 dni na wydanie każdego listu mazalnego. Znaczenie mogą mieć także postanowienia umowy lub regulaminu banku.

Co zrobić, gdy wierzyciel nie wydaje listu mazalnego?

Najpierw trzeba ustalić przyczynę odmowy lub opóźnienia. Nie każda odmowa musi oznaczać naruszenie prawa.

Wierzyciel może twierdzić, że nadal istnieją zabezpieczone należności, np. zaległe odsetki, koszty lub inna wierzytelność objęta hipoteką. W takim przypadku należy zweryfikować podstawę i wysokość zobowiązania oraz zakres zabezpieczenia.

Jeżeli hipoteka rzeczywiście wygasła, a wierzyciel mimo to odmawia wydania dokumentu, racjonalna kolejność działań wygląda następująco:

1. Zażądaj pisemnego wskazania przyczyny odmowy.
2. Przedstaw dowody wygaśnięcia zabezpieczonej wierzytelności.
3. Wezwij wierzyciela do wykonania obowiązku wynikającego z art. 100 ustawy o księgach wieczystych i hipotece.
4. Jeżeli sprawa dotyczy banku, wykorzystaj procedurę reklamacyjną, w odpowiednich sprawach konsumenckich można również zwrócić się do Rzecznika Finansowego.
5. Przy dalszej odmowie rozważ właściwe powództwo sądowe.

W zależności od okoliczności możliwe może być dochodzenie obowiązku złożenia odpowiedniego oświadczenia albo wystąpienie z powództwem o uzgodnienie treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym na podstawie art. 10 ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Nie są to jednak środki stosowane zamiennie w każdej sprawie. Wybór roszczenia zależy od przyczyny niezgodności i dostępnych dokumentów.

W szczególnych sytuacjach znaczenie może mieć również depozyt sądowy przewidziany w art. 99 tej ustawy. Nie jest to jednak uniwersalny sposób wykreślania każdej starej hipoteki, gdy kontakt z wierzycielem jest utrudniony.

Co, jeśli wierzyciel zmienił nazwę lub przestał istnieć?

Przy hipotekach ustanowionych wiele lat temu zdarza się, że bank został przejęty, połączony z innym podmiotem albo zakończył działalność.

W takim przypadku trzeba ustalić następstwo prawne i podmiot, który może skutecznie wydać dokument. Przydatne mogą być dokumenty rejestrowe, informacje o przejęciach banków oraz dokumentacja dotycząca przeniesienia wierzytelności.

Sąd musi mieć podstawę do ustalenia, że oświadczenie pochodzi od osoby rzeczywiście uprawnionej. Zgoda wystawiona przez podmiot, którego uprawnienia nie zostały wykazane, może nie wystarczyć.

Co się dzieje po złożeniu wniosku do sądu?

Postępowanie wieczystoksięgowe ma przede wszystkim charakter dokumentowy. Zgodnie z art. 626⁸ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego sąd bada treść i formę wniosku, dołączone dokumenty oraz treść księgi wieczystej.

Możliwe są trzy podstawowe sytuacje:

• Dokumenty są prawidłowe – sąd dokonuje wykreślenia hipoteki.
• Występują braki formalne – może być konieczne ich uzupełnienie w terminie wskazanym przez sąd, pod rygorem właściwych skutków procesowych.
• Nie ma dostatecznej podstawy wykreślenia – wniosek może zostać oddalony.

Jeśli orzeczenie wydał referendarz sądowy, właściwym środkiem zaskarżenia może być skarga na jego orzeczenie. Zasadniczo termin do jej wniesienia wynosi tydzień, przy czym sposób ustalenia początku terminu zależy od rodzaju czynności i doręczenia. W razie rozstrzygnięcia sądu możliwe może być wniesienie apelacji. Należy każdorazowo sprawdzić właściwy środek i termin.

Komornik nie uczestniczy w zwykłej procedurze wykreślenia hipoteki po dobrowolnej spłacie kredytu. Inaczej mogą wyglądać sprawy związane z egzekucją z nieruchomości i skutkami prawomocnego przysądzenia własności. Dokument dotyczący hipoteki nie jest też automatycznie podstawą usunięcia wszystkich innych wpisów, np. dotyczących zajęcia nieruchomości.

Trzy sytuacje, na które szczególnie trzeba uważać

1. Kredyt został spłacony, ale w księdze są dwie hipoteki. Jeżeli bank wydał zgodę dotyczącą tylko jednej z nich, należy ustalić podstawę wykreślenia drugiej. Jeden dokument nie musi obejmować wszystkich zabezpieczeń.

2. Mieszkanie jest sprzedawane przed całkowitą spłatą kredytu. Bank może wydać promesę zwolnienia zabezpieczenia po otrzymaniu ustalonej kwoty. Taka warunkowa deklaracja nie jest jeszcze tym samym co bezwarunkowy list mazalny pozwalający wykreślić hipotekę. W transakcji trzeba prawidłowo zaplanować spłatę, wydanie oświadczenia i złożenie wniosku.

3. Pożyczkodawcą była osoba prywatna. Nawet jeżeli strony mają pokwitowanie spłaty, może być konieczne uzyskanie odpowiedniego oświadczenia wierzyciela z podpisem notarialnie poświadczonym. Zwykłe potwierdzenie przelewu może nie wystarczyć do wykreślenia.

Najczęstsze pytania – najczęstsze pytania o list mazalny

Czy samo potwierdzenie spłaty kredytu wystarczy do wykreślenia hipoteki?

Zazwyczaj nie. Dowód przelewu potwierdza określoną płatność, ale nie musi wykazywać wygaśnięcia wszystkich zabezpieczonych wierzytelności. Standardową podstawą wykreślenia jest odpowiednie oświadczenie wierzyciela albo inny dokument, którego skuteczność wynika z przepisów.

Czy bank musi sam wykreślić hipotekę po spłacie kredytu?

Nie należy zakładać automatycznego wykreślenia. Bank jest zobowiązany do czynności umożliwiających usunięcie wygasłej hipoteki, ale w typowej sytuacji to właściciel nieruchomości składa wniosek do sądu. Jeżeli bank oferuje obsługę formalności, warto ustalić dokładny zakres tej usługi.

Czy list mazalny może być wystawiony kilka lat po spłacie kredytu?

Tak. Sam upływ czasu od spłaty nie wyklucza uzyskania dokumentu. Mogą jednak powstać trudności z odnalezieniem dokumentacji, wykazaniem wygaśnięcia wierzytelności albo ustaleniem aktualnego wierzyciela.

Czy list mazalny ma termin ważności?

Nie ma jednego ustawowego terminu ważności dla wszystkich takich oświadczeń. Trzeba jednak sprawdzić ich treść, formę i aktualność w odniesieniu do księgi wieczystej. W niektórych sprawach znaczenie mogą mieć późniejsze zmiany dotyczące hipoteki lub wierzyciela.

Czy można samodzielnie wypełnić KW-WPIS?

Tak. W standardowej sprawie właściciel nieruchomości może samodzielnie przygotować i złożyć formularz. Nie ma ogólnego obowiązku zatrudniania adwokata lub radcy prawnego. Kluczowe są prawidłowe oznaczenie żądania, komplet dokumentów i uiszczenie opłaty.

Czy list mazalny wykreśla również zajęcie komornicze?

Nie. Wykreślenie hipoteki i wykreślenie wpisu dotyczącego zajęcia nieruchomości to odrębne kwestie. Każdy wpis trzeba ocenić według jego podstawy prawnej i właściwej procedury.

Najważniejsze przed złożeniem wniosku

W prawidłowej procedurze najpierw należy ustalić, czy hipoteka rzeczywiście wygasła, następnie uzyskać od uprawnionego wierzyciela dokument w odpowiedniej formie, a dopiero później wystąpić o wykreślenie z działu IV księgi wieczystej.

Najczęstsze problemy wynikają z nieprecyzyjnej zgody, błędnego numeru księgi, braku wymaganej formy podpisu albo pomylenia całkowitej spłaty jednego kredytu z wygaśnięciem wszystkich wierzytelności objętych zabezpieczeniem.